Uma ruptura de estoque é uma situação em que há falta de estoque. Ela pode acontecer por motivos como problemas com fornecedores, falha de equipamento, atrasos de transporte, roubo de carga, entre outros.

De maneira geral, trata-se de um evento que foge ao planejado, resultando em prejuízos financeiros, danos reputacionais e perda de competitividade no mercado para a empresa. 

Isso não significa que a incidência de rupturas de estoque não possa ser mitigada, como você verá a seguir. Continue lendo, pois aqui vamos te mostrar detalhes sobre:

• O conceito de ruptura de estoque;
• Os tipos mais comuns ou frequentes;
• As causas que favorecem a ocorrência;
• As atitudes de gestão úteis para prevenir;
• E muito mais! 

O que é ruptura de estoque?

De maneira geral, a ruptura de estoque é um evento em que um produto se esgota no estoque e, portanto, fica indisponível para atender um pedido.

Idealmente, a empresa toma conhecimento dessa situação antes que os clientes façam solicitações. Dessa forma, pode evitar o pior cenário, alterando o status de disponibilidade do item em seu site e em quaisquer outros canais de vendas. 

Caso a empresa saiba quando o produto estará novamente disponível, é importante divulgar um aviso de ruptura de estoque.

Essa informação pode ajudar os compradores a decidir se devem esperar ou procurar outro fornecedor: eles ficarão satisfeitos pela transparência. Em linhas gerais, a ruptura de estoque quase sempre faz com que a satisfação do cliente diminua. Por isso, é essencial conhecer as causas e as melhores formas de evitá-las.

Quais são os tipos de ruptura de estoque?

É correto dizer que existem diversos tipos de ruptura de estoque. Entre os mais comuns, destacam-se:

• Ruptura de reposição: Acontece quando há uma falha no processo de reposição de produtos, resultando na falta de itens essenciais.
• Ruptura de demanda inesperada: Ocorre quando a procura por um item excede as previsões, levando a um descompasso entre o que a empresa produz ou adquire e o que ela pode vender.
• Ruptura de produção: Está relacionada a problemas na linha de produção que impedem a fabricação ou entrega conforme o que foi previamente definido.
• Ruptura logística: Envolve falhas no transporte, armazenamento ou distribuição de mercadorias, causando atrasos de disponibilidade.
• Ruptura técnica: Refere-se a problemas como falhas em sistemas de gestão de estoque, que podem resultar em erros na contagem ou no controle de inventário.
• Ruptura cíclica: Ocorre em padrões sazonais, quando a demanda por certos produtos aumenta de maneira previsível durante períodos como o Natal ou durante eventos climáticos, entre outros.
• Ruptura de comunicação: Resulta de falhas no diálogo entre as diferentes partes da cadeia de suprimentos, levando a erros na previsão de vendas ou na coordenação de pedidos.
• Ruptura por obsolescência: Acontece quando os produtos em estoque perdem demanda, resultando em excesso no armazém em alguns casos e falta de outros itens mais relevantes.
• Ruptura de segurança: Está relacionada à falta de estoque de segurança, que é uma quantidade adicional de produtos mantida para mitigar riscos de variações na procura ou atrasos na cadeia de suprimentos.

Quais as principais causas da ruptura de estoque?

Há diversas circunstâncias propícias a uma ruptura de estoque. Entre as mais frequentes, estão as seguintes:

• Erros na previsão de demanda, que resultam em falta ou excesso de estoque;
• Produtos com defeitos ou problemas de qualidade, que podem ser retirados do estoque;
• Interrupções na cadeia de suprimentos, como atrasos na entrega de fornecedores;
• Eventos imprevisíveis, como promoções bem-sucedidas, levando a um aumento repentino nos pedidos;
• Decisões inadequadas em relação aos níveis de estoque, reabastecimento e políticas de inventário;
• Atrasos ou problemas no transporte causando não entrega no prazo;
• Variações nas condições sazonais que não foram previstas adequadamente, levando a desequilíbrios no armazenamento;
• Mudanças inesperadas nas preferências dos consumidores, que levam a pedidos diferentes do previsto;

Desastres naturais, crises econômicas ou outros eventos que alteram subitamente ou mesmo interrompem o andamento da cadeia de suprimentos.

Quais as consequências de uma ruptura de estoque?

Quanto aos resultados que uma ruptura de estoque pode gerar, normalmente eles são bastante negativos. Aqui estão consequências com as quais as companhias devem se preocupar:

• Avaliações negativas: Clientes mais expressivos podem deixar comentários negativos na internet sobre suas experiências se tiverem que cancelar seus pedidos, ou se não tiveram os prazos de entrega atendidos.
• Custos de reembolso: Se contagens de estoque imprecisas levarem à ruptura de estoque após o cliente ter feito um pedido, a companhia pode acabar tendo que devolver o dinheiro do cliente. E os custos de reembolso aumentam quando os erros de falta de estoque se tornam recorrentes.
• Perda de vendas: A menos que seja um item de edição limitada ou exclusivo de uma marca específica, é provável que os compradores procurem produtos semelhantes em outro lugar.
• Perda de clientes: As chances de um comprador retornar após encontrar produtos de qualidade semelhante em um concorrente diminuem a cada ruptura de estoque.
• Custos de pedidos pendentes: Se o cliente concordar em aguardar a disponibilidade, ele poderá fazer o pedido pendente do produto. Isso é melhor do que perdê-lo por falta de estoque, mas acarreta custos extras. 

Por exemplo, se o item em espera fizer parte de um pedido maior, o varejista geralmente cobre a segunda taxa de envio. Além disso, é prática comum agilizar o envio do item em espera para compensar o comprador por sua experiência abaixo do padrão.

• Danos reputacionais: Uma empresa na qual a ruptura de estoque é frequente costuma ganhar uma fama de pouco confiável. Isso, em médio e longo prazo, é péssimo para sua competitividade mercadológica. 

Como calcular o índice de ruptura de estoque?

O indicador de ruptura de estoque é um parâmetro que quantifica a frequência ou proporção de vezes em que um produto específico está indisponível. Isso em relação ao total de oportunidades de venda durante o período analisado.

Para calculá-lo, vejamos o seguinte exemplo: uma loja de produtos eletrônicos precisa verificar sua taxa de ruptura ao longo de um mês. Neste caso, os dados coletados são:

• Total de oportunidades de venda: 800;
• Número total de vezes que o produto ficou fora de estoque durante o mês: 20.

Com essas informações em mãos, usa-se a seguinte equação:

Substituindo os valores:

• Índice de Ruptura de Estoque = (20 / 800) * 100 = 2,5%

Portanto, o índice de ruptura ao longo do mês, neste caso, foi de 2,5%. Em outras palavras, o produto não estava disponível em 2,5% das vezes em que surgiu uma oportunidade de comercializá-lo.

Em situações mais complexas, a análise pode abranger diversas categorias de produtos e períodos específicos. Além disso, pode considerar fatores sazonais ou eventos especiais que possam influenciar a demanda.

Como evitar que uma ruptura de estoque ocorra?

Confira, a seguir, dicas para mitigar a ruptura de estoque na sua empresa. 

Monitore padrões de demanda por região

Isso envolve uma análise detalhada das preferências do consumidor, sazonalidades e outros fatores que possam impactar a procura por seus produtos. 

Ferramentas de análise de dados e sistemas de monitoramento em tempo real ajudam a identificar tendências. Eles também permitem ajustes proativos nos níveis de estoque, conforme as necessidades regionais.

Além disso, deve-se contar com a colaboração entre equipes de Vendas e Marketing para obter insights sobre campanhas promocionais, eventos locais ou mudanças no comportamento do comprador.

Dessa forma, compreende-se melhor as demandas específicas de cada região, fazendo com que a empresa esteja mais preparada para ajustar estrategicamente seus estoques.

Firme parcerias com fornecedores locais

Ao contar com fornecedores próximos, a companhia reduz os prazos de entrega e minimiza os riscos associados ao transporte de longa distância.

Essa proximidade permite uma comunicação mais eficiente e ajustes rápidos nas ordens de compra, garantindo uma resposta ágil às variações na demanda.

Além disso, parcerias locais proporcionam benefícios como conhecimento aprofundado do mercado, flexibilidade nas negociações e uma base mais sólida para a gestão eficiente de estoques.

Utilize um sistema de gerenciamento de estoque

Esse tipo de ferramenta tecnológica oferece funcionalidades como previsão de demanda, monitoramento em tempo real, reabastecimento automático e análise de tendências.

Opera automatizando processos e aproveitando dados precisos, o que eleva a eficiência na tomada de decisões, reduzindo os riscos de falta ou excesso de produtos.

Além disso, sistemas de gerenciamento de estoque podem ser integrados a outras partes do negócio, como Vendas e Finanças, facilitando uma abordagem mais holística na gestão estratégica e nas operações.

Mapeie os riscos de transporte

Também é importante identificar pontos vulneráveis na cadeia logística, como rotas de transporte suscetíveis a atrasos, problemas de segurança, eventos climáticos, e assim por diante. 

A análise de riscos também deve considerar a dependência de fornecedores específicos e a diversificação de canais de transporte. Tudo isso para reduzir a exposição a falhas potenciais.

Para mitigar esses riscos, a empresa pode investir em alternativas de transporte mais seguras e confiáveis, além de implementar estratégias de contingência.

Outro fator é manter uma comunicação aberta com os parceiros logísticos e monitorar ativamente o status das remessas para antecipar e enfrentar possíveis desafios, prevenindo rupturas de estoque.

Conclusão

A ruptura de estoque é um evento que se torna problemático quando frequente. Isso em todas as empresas, de todos os portes e em todos os segmentos de mercado.

Entendê-la e tratá-la de maneira estratégica é fundamental. Ou seja, é preciso detectá-la em tempo hábil, analisar seus padrões de ocorrência e, especialmente, planejar e executar táticas de prevenção e mitigação.

A boa notícia é que com tecnologia e capacidade analítica, é possível fazer com que a ruptura de estoque não se torne um problema para o negócio.

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