Publicado em 28/03/2024

Planejamento de vendas e operações: saiba como criar um

Planejamento de vendas e operações: saiba como criar um

Geofusion Victor Melo
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Um planejamento de vendas e operações (S&OP) visa alinhar o dia a dia operacional da companhia com sua estratégia comercial.

Ele envolve todas as áreas, desde marketing, compras, produção, transporte, finanças até fornecedores externos, entre outros stakeholders.

Isso é diametralmente contrário ao trabalho em “silos”, quando a falta de coordenação na cadeia gera gargalos e dificulta a competitividade do negócio.

Que tal entender isso em profundidade e ver como implementar na sua empresa? Para isso, confira os seguintes tópicos:

  • O que é um planejamento de vendas?
  • O que é um planejamento de operações?
  • Por que fazer um planejamento de S&Op?
  • Quais etapas são fundamentais nesta iniciativa?
  • Quais KPIs monitorar e analisar?

O que é um planejamento de vendas? 

O planejamento de vendas é o processo de identificação de metas comerciais, estabelecimento de estratégias para alcançá-las e formatação dos meios para monitorar o desempenho. 

Ele é diferente do planejamento geral da empresa, pois se concentra nas atividades e estratégias da área de Vendas, e não nos aspectos operacionais mais amplos do negócio.

Obviamente, planejar vendas requer ter a estratégia global da companhia como norteadora. Ou seja, partir dela e tê-la no horizonte para estabelecer planos de ação que ajudem a empresa a manter e ampliar sua participação de mercado

Em linhas gerais, o planejamento de vendas contempla:

  • definição do perfil de cliente ideal;
  • pesquisa e dimensionamento de mercado;
  • estabelecimento de metas;
  • escolha e priorização de métodos, abordagens e discurso comercial;
  • previsão de demanda e de fechamento de negócios;
  • desenho do processo de prospecção;
  • alinhamento estratégico com Marketing e outros departamentos;
  • estruturação da equipe, incluindo treinamentos e capacitações;
  • precificação e política de concessão de descontos; 
  • alocação de recursos financeiros para realização das atividades;
  • definição de KPIs (Key Performance Indicators) e métricas de desempenho para mensurar resultados;
  • entre outras frentes.
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O que é um planejamento de operações?

Já o planejamento de operações visa otimizar as atividades de produção e distribuição, assegurando eficiência e alinhamento com os objetivos empresariais. 

Nele são definidos os objetivos operacionais, prevendo a demanda, gerenciando estoques, programando a produção ou compra; enfim, coordenando a cadeia de suprimentos.

Definir objetivos operacionais claros e mensuráveis é, portanto, o primeiro passo. Isso focando em melhorar a qualidade, reduzir custos e aumentar a produtividade — direcionando esforços para áreas de alto retorno.

Quanto à previsão de demanda, ela é realizada por meio da análise de dados históricos e também de mercado, principalmente para estimar necessidades futuras, equilibrando a produção ou aquisição com a demanda e evitando excessos ou faltas de mercadoria.

Uma gestão de estoque eficiente, aliás, determina quantidades ótimas para cada produto, considerando tempo de reabastecimento e venda futura prevista. Ela minimiza custos de armazenagem e capital imobilizado.

Já a parte do planejamento de operações focada na programação da produção ou na aquisição tem em perspectiva a alocação adequada de recursos.

Exemplos disso são mão de obra e matéria-prima, assegurando o atendimento satisfatório dos consumidores, a maximização do aproveitamento de recursos e a minimização de inatividades.

Outro ponto essencial neste tipo de planejamento é a coordenação da cadeia de suprimentos. Ela é realizada integrando o fluxo de materiais, informações e finanças desde o fornecedor até o cliente. 

Também vale a pena frisar que, quando bem realizado, o planejamento de operações torna mais fácil monitorar o desempenho operacional.

Isso através de indicadores-chave de desempenho (KPIs) que facilitam a visualização de áreas para melhoria e ajustes operacionais táticos e estratégicos.

Por que fazer um planejamento de S&OP?

Para garantir que as Vendas e as Operações da empresa estejam bem alinhadas, um bom caminho é realizar um planejamento S&OP.

Ele, basicamente, garante que as metas comerciais estejam de acordo com a capacidade produtiva (própria ou de terceiros), melhorando a eficiência e o desempenho geral.

É no planejamento de Vendas e Operações (S&OP) que se busca antever a demanda futura, facilitando o equilíbrio entre oferta e procura.

Dessa forma, ajustes são realizados em tempo hábil, para assegurar que os fornecedores terão capacidade de produção e evitar excesso ou falta de estoque. 

Além disso, o planejamento de S&OP facilita a comunicação entre os departamentos, promovendo uma visão unificada. 

Essa colaboração propositiva melhora a identificação e a resolução de conflitos de interesse: metas de vendas ambiciosas versus limitações de produção dos fabricantes, entre outras situações.

O S&OP também gera flexibilidade para responder a mudanças no mercado. Ele, quando bem realizado, permite adaptação rápida a novas tendências ou demandas, elevando a competitividade.

Também é importante saber que um bom processo de S&OP torna a alocação de recursos ainda mais eficaz, sobretudo no que diz respeito à redução de desperdícios. 

Isso porque otimiza o uso de matérias-primas, as compras, o aproveitamento de mão de obra, enfim, a eficiência operacional. 

Outro ponto importante: o planejamento de S&OP melhora a tomada de decisão, pois a partir das predefinições e do uso inteligente da tecnologia, ela é ancorada em dados.

Dessa forma, investimentos e movimentos de expansão passam a ser realizados com base em evidências.

Por fim, ao alinhar as metas de vendas com a capacidade operacional, o S&OP contribui para o aumento da receita e a maximização dos lucros.

Ele cria um ciclo de melhoria contínua, onde os planos estratégicos e operacionais se complementam em direção ao sucesso.

Quais etapas seguir nesse tipo de planejamento?

Veja, a seguir, um passo a passo básico para que seu planejamento de vendas e operações seja eficiente e eficaz.  

1. Entenda e preveja a demanda

Colete e analise dados históricos de vendas, tendências de mercado e feedback de clientes. 

Em seguida, use essas informações para obter previsões precisas. Por exemplo, dos volumes de produção necessários, da força de vendas a ser empregada, entre outras frentes.

2. Planeje estoque e capacidade de produção

Avalie cuidadosamente os recursos disponíveis, incluindo matérias-primas, mão de obra, capacidade de máquinas, e assim por diante. Faça isso tendo uma visão panorâmica de toda a cadeia de suprimentos, suas fortalezas e seus pontos a melhorar. 

Aqui o objetivo é garantir que a companhia vai conseguir atender à demanda prevista de maneira eficiente.

Isso sem superestimar sua capacidade produtiva – o que levaria a recursos ociosos – e sem subestimar, o que resultaria em atrasos e insatisfação do cliente.

3. Integre departamentos e fornecedores

Trabalhe para que os departamentos de vendas e operações atuem de maneira coordenada, e inclua neste alinhamento também os provedores. 

Neste ponto, a palavra-chave é comunicação. Ela deve ser constante e na medida certa, assegurando que ajustes rápidos sejam realizados em caso de mudanças na demanda ou no fornecimento de materiais. 

Além disso, busque estabelecer uma parceria forte com fornecedores e garantir a disponibilidade contínua de materiais essenciais, mantendo a cadeia de suprimentos fluida, com custos sob controle e eficiente.

4. Avalie desempenho

Por fim, invista na análise de dados para monitorar indicadores-chave de desempenho (KPIs), como precisão da projeção de demanda, níveis de estoque, capacidade de atendimento e satisfação dos compradores.

A análise desses parâmetros vai permitir identificar áreas de melhoria e ajustar o planejamento de vendas e operações conforme necessário. 

Certifique-se de que a avaliação contínua promova um processo de S&OP dinâmico e adaptável às mudanças mercadológicas e também aos movimentos da companhia.

Quais KPIs acompanhar em um planejamento de vendas e operações?

Confira agora os KPIs (Key Performance Indicators) que você precisa monitorar para chegar o mais próximo possível da eficiência operacional. 

Precisão da previsão de demanda

Compare as previsões de vendas com os resultados reais. 

Esse indicador vai te ajudar a avaliar quão bem a companhia antecipa a demanda do mercado. 

Para analisá-lo, calcule a porcentagem de erro entre a demanda prevista e a real. 

Um baixo porcentual indica alta precisão, enquanto o contrário sugere a necessidade de ajustar métodos de previsibilidade.

Giro de estoque

Divida o custo dos bens vendidos pelo valor médio do estoque em um período que deseja analisar. Dessa forma, você vai garantir que os níveis de mercadoria estão adequados à demanda; e, caso necessário, poderá ajustá-los. 

Faça isso tendo em mente que um giro mais alto indica uma gestão de estoque eficaz, enquanto um giro baixo pode sinalizar excesso — por vendas insuficientes, erros no processo de compras, entre outras situações. 

Eficiência da produção

Compare a produção real com a capacidade produtiva total da sua empresa. 

Para isso, monitore indicadores como tempo de inatividade, taxa de rendimento e eficiência do trabalho. Dessa forma, ficará mais fácil identificar gargalos de produção e oportunidades para melhorar a utilização de recursos.

Custo total de operação

Como o próprio termo sugere, o custo total de operação inclui todos os gastos e investimentos associados à produção e entrega de produtos. 

Monitorar este KPI exige a agregação de custos de matéria-prima, mão de obra, armazenamento, transporte, e outros custos operacionais. 

É interessante fazer isso analisando as tendências ao longo do tempo e comparar com as receitas para avaliar a rentabilidade. 

Considere que a redução desses custos — sem comprometer a qualidade — é chave para melhorar as margens de lucro.

Tempo de ciclo do S&OP

Observe também a duração do processo de planejamento de vendas e operações, desde a coleta de dados até a execução das decisões. 

Para isso, meça o tempo entre o início e a conclusão de cada ciclo de S&OP. 

Analise as fases do processo para identificar atrasos e áreas que requerem otimização. 

Lembre-se: a redução do ciclo potencializa a agilidade da companhia para responder à dinamicidade do mercado.

Conclusão

A boa notícia é que estruturar e colocar em prática um planejamento de vendas e operações está bem mais fácil que há alguns anos. 

Isso porque há agora o amparo de tecnologias de altíssima complexidade que, ao mesmo tempo, são de fácil utilização.

Soluções dotadas de Inteligência Artificial, geomarketing e outros recursos de ponta vêm facilitando para que gestores tirem esse tipo de estratégia do papel.

O que você achou das nossas dicas para criar um planejamento de vendas e operações? Aproveite e baixe nosso material inédito para saber mais de como aplicar isso às suas estratégias:

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